К сожалению, большое количество совещаний оказывается просто встречей для рассмотрения тем, которые можно обсудить по электронной почте. И такие встречи обходятся совсем не дешево: мало того, что они, как правило, демотивируют сотрудников, так еще и менеджеры тратят время за которое вы платите, а если сложить расходы на конференц-залы и коммунальные услуги, то все вместе быстро складывается в приличную сумму.
Одно исследование показало, что еженедельная встреча менеджеров среднего звена обходится организации в 15 миллионов долларов в год. Большинство компаний проводят в среднем 62 встречи в месяц, а руководители теряют 40-50% своего времени на собраниях. По оценке, более трети этих встреч являются неэффективными. Конечно, совсем исключать совещания не стоит – они являются идеальным местом для совместного мозгового штурма, обмена знаниями, идеями и задачами.
Хорошая новость заключается в том, что, следуя нескольким простым правилам, вы сможете сократить количество непродуктивных встреч и сосредоточиться на тех, которые дают результат в виде денежных средств на счету компании.
Итак, следуйте этим простым 6 правилам, и ваши встречи станут проходить продуктивнее:
Составьте план встречи
Если у вас нет плана, то ваша встреча может быстро стать «разговором, который ни к чему не приведет»
План встречи помогает определить момент, когда разговор уходит в другую тему, а также дает менеджерам возможность подготовиться независимо от того, нужно ли им вооружиться цифрами продаж за последний месяц или задачами на неделю вперед.
Что должен включать в себя план:
- Цель встречи
- Список участников
- Формат, дата и время
- Темы для обсуждения
- Решение
- Призыв к действию: ваши менеджеры должны уйти со встречи с задачей
Выберете один из ключевых вопросов
Если вы хотите провести короткую, но продуктивную встречу, важно сузить фокус:
Попытка обсудить итоги прошлой недели, план продаж, детали запуска нового продукта и новую мотивацию для менеджеров превратит 45-минутную встречу в трехчасовую трату времени.
Акцент на наиболее важной проблеме помогает не только сфокусироваться, но и дает время качественно подготовиться. Когда вы начнете выстраивать разговор вокруг плана и сроков, производительность взлетит: менеджеры придут подготовленные и с желанием принимать решения по конкретной теме!
Покажите значимость команды
Что любят все менеджеры по продажам? Признание успехов. Выделите несколько минут в конце встречи и отметьте достижения сотрудников, покажите, что вы видите их работу и вклад. Поверьте, ваша команда этого ждет.
Придерживайтесь графика
Уважайте время вашей команды так же, как и время клиента. Делайте все возможное, чтобы начать и закончить встречу вовремя.
Договоритесь о дальнейших действиях
Продуктивная встреча для менеджеров по продажам продуктивна только тогда, когда ваша команда уходит с совещания и четко представляет свои задачи, дальнейшие шаги и сроки.
Сделайте так же, как и менеджеры по продажам, которые на встречах договариваются с клиентом о дальнейших действиях – зафиксируйте задачи и сроки.
Помните, встреча – это место, куда можно пойти для того, чтобы поговорить о том, что вы должны сделать позже.
Закрепите встречу письмом
Зафиксируйте решения и цели, к которым удалось прийти, в электронном письме для всех участников встречи. Это поможет быть уверенным в том, что вы до всех донесли задачи, а также поможет ничего не забыть.
